Från pappersberg till digitalisering: Så fick Beerbliotek hjälp av Veteranpoolen

Det doftar malt och humle i Beerblioteks bryggeri i stadsdelen Kungssten i Göteborg. Victor Hjelte, en av delägarna, lutar sig mot en stor ståltank medan han berättar om hur de hamnade i en oväntad situation när deras ekonomiansvarige valde att sluta.

”Till en början löste vi det själva och hjälptes åt, men vi insåg ganska snabbt att det här var mer omfattande än vi först trott,” säger Victor eftertänksamt. ”När vår tidigare ekonomiansvarige slutade förstod vi hur mycket kunskap som krävdes, särskilt i vår bransch.”, säger Victor Hjelte och fortsätter:

”Ett alkoholproducerande företag har mycket administration. Varje batch ska dokumenteras, alkoholskatt ska beräknas, export och import har sina regler… Vi försökte lösa det själva men…” Han skakar på huvudet. ”Vi behövde ett proffs som kunde effektivisera och digitalisera våra processer.”

”Vi är duktiga på att brygga öl,” säger Victor med ett leende, ”men när vi började leta efter tillfällig personal insåg vi att det inte bara handlade om kompetens. Vi behövde någon med erfarenhet, trygghet och pondus. Någon som kunde ta sig an hela ekonomifunktionen – strukturera, digitalisera och effektivisera arbetet.

’Vi behövde någon som har seglat förr.'”

Ett bryggeri med kreativitet och humor

”Vill du se vår första öl?” Victor försvinner in bland tankarna och kommer tillbaka med en burk Black Ale Chili. Den mörka etiketten bär nummer 001 i Beerbliotekets numera långa serie av ölkreationer.

”Det började faktiskt med ett gäng stammisar på ett café på Linnégatan,” berättar han medan han håller upp burken i luften. ”Richard och Adam är från andra sidan jordklotet – Australien och Nya Zeeland –  Anders från Sverige och Daryl från Sydafrika. Låter som början på ett skämt, eller hur?” Han skrattar. Men det var precis den mixen av kulturer och personligheter som gjorde det speciellt.”

En dag satt gänget och diskuterade sin gemensamma passion för dryck när någon kastade ur sig: ”Vi älskar dryck, ska vi inte testa att göra öl?”

”Allt började med ett simpelt bryggkit hemma i köket. Men det utvecklades snabbt till något mycket större.” Han gestikulerar mot produktionen runt omkring oss. ”399 olika öl senare (alla numrerade) är vi fortfarande lika nyfikna.”

“Mellan tankarna med jäsande öl växte högarna”

Men framgång för med sig utmaningar. Mellan tankarna med jäsande öl växte högarna med papper, fakturor och skattedeklarationer. Victor minns tillbaka:

Det var då Anette Bergström, från Veteranpoolens lokalkontor i Göteborg Centrum, kom in i bilden. Victor minns tillbaka till första mötet:

”Anette från Veteranpoolen kom in med ett helt annat angreppssätt än vi var vana vid,” berättar Victor. ”Hon öste på med frågor som ingen annan hade ställt tidigare: ’Hur ser era processer ut? Vad tar mest tid? Var ligger flaskhalsarna?’ Det var uppfriskande – äntligen någon som ville förstå vår verksamhet på djupet innan hon föreslog en lösning.”

Varför blev det Veteranpoolen?

”Det fanns flera rekryteringsalternativ, men Veteranpoolen stack ut,” förklarar Victor. ”Deras koncept var precis vad vi letade efter – möjligheten att få in gedigen erfarenhet och kompetens utan att behöva binda upp oss för en heltidstjänst. De förstod våra behov och kunde erbjuda en flexibel lösning som växer med oss.”

“’Att hitta erfarna personer som dessutom är positiva till att jobba deltid är ofta en stor utmaning”

Varför blev det Per?

När Per klev in genom dörren första gången var det något som kändes rätt direkt. Victor minns tydligt:

”Per visade sig vara precis den person vi behövde,” säger Victor med övertygelse. ”Han kom in med gedigen erfarenhet, pondus och en energi som smittade av sig. Det märktes direkt att han var nyfiken på vår verksamhet och ville hitta de bästa lösningarna.”

Victor fortsätter: ”Det handlar mycket om tillit. Per kom in och tog ett helhetsgrepp om ekonomin – digitaliserade, strukturerade och effektiviserade. Han byggde upp system som verkligen fungerar för oss. I början lade han mer tid för att få allt på plats, men målet var hela tiden att skapa något som skulle fungera långsiktigt med mindre tid. Nu när allt rullar som det ska jobbar han betydligt mindre – precis som planerat.”

Per, som sitter med oss vid bryggeriets lilla fikahörna, skrattar när han hör detta:

”Jag hade faktiskt aldrig varit på ett bryggeri förut. Men siffror är siffror, och struktur är struktur – oavsett om det handlar om öl eller skruvar. Det som fångade mig var energin här. Kreativiteten. Och utmaningen att få ordning på en verksamhet som växer så snabbt.”

“Fullt ansvar för ekonomifunktionen, digitaliserat processerna och effektiviserat sin egen tid”

Med årtionden av erfarenhet som ekonomichef och controller började Per systematiskt kartlägga Beerbliotekets ekonomiska flöden. Men det var inte bara siffrorna som skulle stämma – det handlade om att skapa system som fungerade i bryggeriets kreativa miljö.

– Jag kände direkt att jag passade in i kulturen, säger Per. Det är ett lekfullt företag, och man märker att det finns en enorm vilja att växa och bli bättre. Jag kavlade upp ärmarna och började kartlägga ekonomin i bolaget. Det är många olika skatteregler att hantera inom ett alkoholproducerande företag, vilket kan göra det mer komplext än andra branscher. Struktur är avgörande för att allt ska fungera smidigt och effektivt.

Victor nickar instämmande: ”Per kom inte in som en traditionell ekonom och sa ’så här ska ni göra’. Han observerade, lyssnade, och anpassade lösningarna efter vår verklighet.”

Digitalisering var ett naturligt steg i utvecklingen. Per visar det nya systemet: ”Vi har byggt upp ett digitalt flöde där vi får en tydlig överblick över hela verksamheten. Det gör att vi kan arbeta mer strukturerat och proaktivt, särskilt med den omfattande dokumentation som krävs i branschen.”

Från halvtid till nio timmar per vecka

Det som började som en halvtidstjänst har nu, tack vare Pers effektiviseringar, krympt till nio timmar i veckan. ”Det är det som är så brilliant med Veteranpoolens koncept,” säger Victor. ”Vi fick den erfarenhet vi behövde för att bygga upp systemen, och nu kan vi skala ner till precis det vi behöver för att hålla det rullande.”

Per nickar: ”Det handlar om att bygga något hållbart. Nu kan jag fokusera på att finjustera och utveckla istället för att släcka bränder.”

“Erfarenhet är svårslaget”

En ”Veteran på kran”

”Medan vi avslutar vårt samtal rullar en ny batch öl ut från produktionen. Victor ser ner på burken med den historiska Black Ale Chili symbolen:”

”Det är fascinerande att tänka på resan Beerbliotek har gjort. Från ett hobbykit på ett café till här. Men utan struktur och ordning hade vi aldrig klarat det. Det Per har byggt upp ger oss friheten att fortsätta vara kreativa.”

Per ler blygsamt: ”Det är det som är så roligt med det här uppdraget. Jag får vara med och stötta något som växer och utvecklas.”

”En veteran på kran,” skrattar Victor. ”Det var precis vad vi behövde.”

Samarbetet med Per genom Veteranpoolen har visat sig vara precis den lösning Beerbliotek behövde. Medan bryggeriet fortsätter att utveckla nya ölsorter och växa som företag, finns nu en stabil grund att stå på.

Victor ser stora möjligheter med denna typ av samarbete även för andra företag:

’Det är en briljant lösning för verksamheter i alla storlekar. Du får tillgång till gedigen erfarenhet och kompetens, helt anpassat efter dina behov – vare sig det handlar om några timmar i veckan eller mer intensiva perioder. Det är en flexibilitet som är svår att hitta på annat sätt.’

Han fortsätter: ’Att hitta erfarna personer som dessutom är positiva till att jobba deltid är ofta en stor utmaning. Men genom Veteranpoolen fick vi både kompetensen och flexibiliteten. Det är en oslagbar kombo.”

Foto David Björkeryd

Hur kan Veteranpoolen hjälpa ditt företag?

Beerbliotek är bara ett exempel på hur Veteranpoolen kan göra skillnad för företag som behöver erfaren och kompetent hjälp. Oavsett om det handlar om ekonomi, administration, produktion eller kundservice, erbjuder Veteranpoolen flexibla lösningar anpassade efter ditt företags unika behov.

– För oss var det avgörande att hitta någon som inte bara kunde jobbet utan också passade in i vår kultur, säger Victor. Veteranpoolens urvalsprocess gjorde det enkelt att hitta rätt person, utan långa bindningar eller krångel.

Beerbibliotek ligger i Göteborg och är ”ett ölbryggeri för dig som älskar öl”. Läs mer om deras resa här.

Låt nyfikenheten ta över

Välkommen att boka ett möte, live eller på telefon, med oss så kan vi tillsammans se om vi hittar den vinnande kombinationen för ert företag.

Boka ett samtal