Från stress till struktur – hur Portal frigjorde sina chefer med Veteranpoolen

Under Jesper Walderstens mäktiga takmålning i Portal Bar, med de mörkblå väggarna som ram, berättar Klas Lindberg och Paul Haglund om hur en verkstads filosofi revolutionerade deras sätt att tänka kring restaurangdrift.

”Driva restaurang eller driva mekanisk verkstad, det är typ samma sak,” säger Klas medan han lutar sig mot bardisken. ”Man beställer råvaror, sedan ska de tillverkas och sedan ska de säljas. Jag tycker att restaurangbranschen har väldigt mycket att lära sig av verkstaden.”

Driva restaurang eller driva mekanisk verkstad, det är typ samma sak

En restaurang som växer snabbt

Portal har genomgått en imponerande resa sedan öppningen 2016. Från 12 anställda till närmare 40 idag, med ett koncept som Klas beskriver som ”svenskt nutida kök där vi jobbar med råvaror i säsong.”

”Vi har ett väldigt nära samarbete med våra leverantörer där jag lägger stor del av min tid för att se till att vi har rätt kvalitet på grejerna,” förklarar Klas. ”Och så kombinerar vi det med en riktigt vass dryckeslista med viner från Europa.”

Verksamheten vilar på fem tydliga affärsben: restaurangen, baren med smårätter som serveras från en svart tavla, studion där gäster kan sitta framför kocken som en chef’s table-upplevelse, den privata matsalen ”Stora bordet” för upp till 36 personer, och catering som når ut till gästerna hemma.

”Vi har oerhört kul på jobbet,” säger Klas med ett leende. ”Det handlar om att fila och hela tiden förbättra och ta tag i grejer på en gång. Det är där det sitter. Det är fullt blåst framåt.”

Men framgång för med sig utmaningar. Portal arbetar intensivt med svenskt naturbeteskött och verksamheten kräver högsta kvalitet i alla led, från råvaror till gästupplevelse.

”Vi säger att vi ska bli 100 år gamla minst,” förklarar Klas. ”Det betyder att vi har minst 91 år kvar. Vi måste vara jätterädda om lokalerna och verkligen se till att vi gör underhållsarbete och säkerställer.”

Problemet som växte mellan restaurangborden

I en restaurangmiljö med högt tempo uppstår konstant slitage. Paul Haglund, som tidigare drivit mekanisk verkstad i Konga utanför Tingsryd i många år, förstod problematiken väl.

”På restaurang handlar det väldigt mycket om finess och detaljer,” förklarar Klas. ”Hela tiden – är det en liten trasig stol där eller stolen vippar lite, det förstärker ju inte helhetsupplevelsen direkt. Utan sånt ska ju hela tiden skötas.”

När driftschefen gick på pappaledighet blev situationen akut. De handlingsduktiga cheferna drunknade i småuppgifter.

”Man kan inte lägga ut att den som står i produktionen, eller den som jobbar med servicen, att de ska bara gå in och säga att den här stolen är sönder, kan inte du bara laga den?” säger Klas. ”Vi har alldeles för högt tryck.”

Verkstadstänk möter restaurangdrift

Paul, med sin bakgrund från verkstadsindustrin, såg behovet av systematik och struktur. Han introducerade ett verktyg från verkstadsvärlden: förbättringstavlor.”

”Vi har en förbättringstavla som alla ser,” berättar Klas entusiastiskt. ”Det här är aktivitetstavlan och det här är förbättringstavlan, och där kan alla i teamet sätta upp en liten lapp – att handtaget är sönder eller kylrummet fipplar lite eller den och den är sönder.”

Den här typen av strukturerat förbättringsarbete från verkstadsindustrin visade sig passa perfekt för restaurangdriften.

Alla typer av verksamheter borde ha en förbättrings-tavla

Mötet med Veteranpoolen

Sökandet efter lösningar på underhållsproblematiken ledde dem till Veteranpoolen och Daniel Nidsjö. Paul minns tydligt intrycket från första kontakten.

”Det är ju magiskt,” säger Paul med övertygelse. Han tar en klunk av sin kaffe och lutar sig framåt. ”Daniel har varit helt fantastiskt tillgänglig. Han ringer oss från sin semester, han lyssnar in och han tar det verkligen på allvar.”

Daniels engagemang och sätt att jobba var annorlunda:

”Han sa direkt att han kommer förbi med sin fru för att käka och för att förstå våra behov och att få se stället som vi hade. Jag tog honom på en rundtur genom hela verksamheten. Så snacka om att lägga ner tid för att förstå vad vi egentligen behöver hjälp med” berättar Paul.
”Jag är dock osäker på om han berättade för sin fru om sin agenda den kvällen,” skrattar han.

Snacka om att lägga ner tid för att förstå vad vi egentligen behöver hjälp med

En självgående lösning med erfarenhet och lugn

För Portal handlade det inte bara om att hitta någon som kunde fixa saker. De behövde någon med rätt inställning, erfarenhet och framförallt lugn.

”Vi behöver någon som är självgående och som ser att nu är saker sönder. Och har extra ögon,” förklarar Klas. ”Men också finns det erfarenhet och ett visst lugn också i en bransch som är ganska hårt pressad med både tempo, tid och så vidare.”

Han fortsätter: ”Det är inte dumt att ha någon som säger ’det här löser jag, inga problem. Om du jobbar med ditt så fixar jag det.’ De som har erfarenhet brukar inte stressa upp sig över saker, vilket är värdefullt då det kan ’smälla till’ i restauranger och alla behöver bara köra på.”

Det är inte dumt att ha någon som säger ’det här löser jag, inga problem. Om du jobbar med ditt så fixar jag det.

Men värdet sträcker sig längre än bara problemlösning. ”Sen också att någon med livserfarenhet, det tycker jag är jättespännande. Någon som kan prata med mer juniora personer som har erfarenhet. ’Så här funkar det, så här gör du.’ Det är jätteviktigt att den kommer in i teamet.”

Paul nickar instämmande: ”Det är livsviktigt att få det här stödet. Jag ser ju hur mycket viktiga uppgifter det finns för våra chefer. Att ta hand om personal, större frågor med inköp, planering, schemaläggning, osv. Det här fungerar jättebra, vi kan lägga ut de här uppgifterna på en extern part och låta våra egna chefer fokusera på de riktigt stora frågorna och utveckla vår personal.

Från brandsläckning till utveckling

Resultatet av att få in rätt hjälp blev tydligt redan från start. Istället för att cheferna skulle ägna tid åt praktiska problem kunde de fokusera på verksamhetsutveckling.

”Det betyder ju helt annat fokus på personalstyrningen och HR-frågorna,” säger Paul. ”Kan ta hand om sådana saker istället för att brandsläcka saker som har gått sönder i verksamheten.”

Klas ser det som en naturlig del av tillväxten:

“Man ska inte tro att restaurang ska vara smooth sailing, det kommer det inte vara. Därför vi jobbar med människor, vi jobbar med action och jobbar med råvaror. Så låt oss istället göra det till rätt typ av utmaning där vi bygger positiv företagskultur.”

Framtiden med veteran-support

När driftschefen kommer tillbaka från pappaledigheten planerar Portal att fortsätta samarbetet med Veteranpoolen.

”När han kommer tillbaka så vill vi ju fortsätta med inhyrningen av bra personer med erfarenhet och ett lugn som sprider sig,” säger Paul. ”För då kan vi fokusera på att hela tiden förbättra oss och utveckla personalen, istället för att skruva upp hyllor, laga stolar, handtag och måla.”

Det som började som en nödlösning har blivit en viktig del av verksamheten. Genom att kombinera verkstadsindustrins sätt att jobba med restaurangbranschens kreativitet, och få stöd från erfaren personal via Veteranpoolen, har Portal hittat en modell för hållbar tillväxt.

”Vi ser jättemycket framåt att det här kommer bli ett helt nytt sätt att driva vår verksamhet på, med detta som extern stöd som en naturlig del,” avslutar Paul.

Hur kan Veteranpoolen hjälpa ditt företag?

Portals resa visar hur rätt typ av extern hjälp kan frigöra resurser för det som verkligen driver verksamheten framåt. Oavsett om det handlar om praktiskt underhåll, administration eller andra specialiserade uppgifter, erbjuder Veteranpoolen flexibla lösningar som växer med ditt företags behov.

Som Klas uttrycker det: ”Det är spännande att aktivera seniora personer som vill hjälpa till och hålla sig igång. Det är inte bara från vårt håll utan från båda, ett lysande upplägg.”

Portal ligger i Stockholm och erbjuder svenska nutida råvaror i säsong, med fem olika sätt att uppleva verksamheten. Läs mer om deras filosofi och mat på deras hemsida.

Hur kan Veteranpoolen hjälpa ditt företag?

Portal är bara ett exempel på hur Veteranpoolen kan göra skillnad för företag som behöver erfaren och kompetent hjälp. Oavsett om det handlar om ekonomi, administration, produktion eller kundservice, erbjuder Veteranpoolen flexibla lösningar anpassade efter ditt företags unika behov.

Låt nyfikenheten ta över

Välkommen att boka ett möte, live eller på telefon, med oss så kan vi tillsammans se om vi hittar den vinnande kombinationen för ert företag.

Boka ett samtal